Referater af Bestyrelsesmøder

Referat HF Søholm bestyrelsesmøde d.12.03.2018
Tilstede: Frans(89), Erland(56), Lene(54), Kirsten(104), Carl Otto(79), Jane(03) og
Ingrid(19)
Referent: Jane
1.Carl Otto – opfølgning på punkt fra sidste møde
Vi talte om at justere lidt på nogle af budget-posterne.
5.000,- fra kompostpladsen og 5.000,- fra renovation flyttes til vedligehold, så den ikke
går i underskud.
Carl Otto kontakter firmaet der slog græs sidste år og lander en kontrakt for 2018.
Bestyrelsen vurderer at de løste opgaven til fuld tilfredshed.
2. Henvendelser på mail
Vedrørende hegnet op mod Søholmvej. Der er et birketræ, der ser ud til at det muligvis
vil vælte. Forespørgslen går på om træt må fælles. Bestyrelsen opfordrer til at der
bliver taget kontakt til kommunen, så de kan lave en vurdering.
Der er proces i forslag om nye skilte i haveforeningen. Nogle skilte er meget gamle og
andre er forældede. Derudover er der ønsker om at få et P-forbudt skilt op på
vendepladsen. Der bliver lavet en skiltetur når sæsonen åbner, hvor de endelige
beslutninger bliver taget. Der er indhentet et tilbud, der vil gå med i overvejelser og
beslutning.
Knud har repareret vores trailer – fantastisk – tak for det. HUSK at den kun må læsses
med 300kg.
3. Standerhejsning
Søndag d.25.03 kl.10 – Vi mødes for at hejse flaget, synge en sang og hilse foråret og
hinanden velkomne. HUSK at stille urene frem natten forinden. Vi opfordrer til at der
medbringes varm kaffe/te. Bestyrelsen står for en lille én og en sodavand og et stykke
kage.
4. Ny formand til HF Søholm
Erland ønsker ikke at genopstille til formandsposten. Erland har haft posten i 5 år. Vi
opfordrer derfor alle til at gå i tænkeboks. Har du eller en nabo, en spirende drøm om
at prøve kræfter med titlen, så kan vi levere det skønneste samarbejde med en helt
fantastisk bestyrelse. Vi kunne rigtigt godt tænke os at kandidater bliver offentliggjort
inden generalforsamlingen, så vent ikke for længe – det er nu du har muligheden.
5. Eventuelt
Frans overtager webmaster opgaven fra Rie.
Vil vi have træer fra ”Smag på Aarhus”? Evt. æbletræer ved indkørslen. Kirsten har
kontakten.
X i kalenderen:
Sommerfesten bliver d.16.06.2018.
 
 
Generalforsamling d.17.06.2018.
Kolonihaveforbundets Kongres i odense: HF Søholm må deltage i år. Kongressen er til
september i 3 dage.

Referat fra HF Søholm bestyrelsesmøde d.24.01.2018 hos Erland i vinterresidensen.

Tilstede: Carl Otto(79), Erland(56), Lene(54), Frans(89) og Jane(03).    Afbud: Ingrid og Kirsten

Referent: Jane

  1. 1.       Henvendelser fra beboere siden sidste møde:

Have nr.31 – bekymring vedrørende ideen fra forrige møde (pkt.8) vedr. affaldscontainere. Bekymringen går på at kolonihaveforeningen skal plastres til med affaldsbeholdere.

I referatet fra forrige bestyrelsesmøde, er der under punkt 8 beskrevet en hændelse med en skraldebil, der kørte ind i et skilt/hæk og at der i den forbindelse var nogle overvejelser om placering af affaldscontainere. Formuleringen i referatet har givet anledning til nogle bekymringer i forhold til hvor mange affaldscontainere, der skal være og om det kommer til at betyde færre p-pladser, som der i forvejen er mangel på. Det beklager vi. Den fremtidige indretning af affaldsøer er blevet drøftet, da vi fra sæson 2018 skal affaldssortere. Bestyrelsen lægger op til at løsningen skal kvalificeres i samarbejde med det grønne udvalg og vi arbejder selvfølgelig på en løsning, der tilgodeser både det praktiske og det æstetiske.

  1. 2.       Trailer

Vangerne på traileren er bøjede, hvilket er tegn på overlæs, men vi kan ikke opspore hvornår det er sket. Hvis der er nogen i foreningen med hænderne skruet godt på, som kan reparere den, så hører vi gerne fra jer (senest medio marts) Bestyrelsen vurderer at det er godt at have en trailer i foreningen. Den bliver i hvert fald brugt rigtigt meget. Så der bliver anskaffet en ny, hvis ikke det kan betale sig at reparere den gamle. Vi opfordrer til omtanke og hensyn i forhold til at bruge traileren fremover. 

  1. 3.       Sidste nyt fra dialogmøder og høringsmateriale om handleplan på kolonihaveområdet.

Høringen er gået over i dialogmøder mellem kredsen og foreningerne i Aarhus. Der er repræsentantskabsgeneralforsamling d.19.feb i kredsen. Her vil de forholde sig til de punkter, der skal drøftes med kommunen. Erland kan ikke deltage, så Frans deltager sammen med Carl Otto.

  1. 4.       Regnskab 2017 / Budget 2018 / Beholdning

Tallene er gennemgået. Økonomien ser god ud.

  1. 5.       Samlet oversigt over hushandler 2017

Have 074: Annika og Lars

Have 066:  Kristoffer

Have 088:  Agnete og Claus

Have 040:  Lise-lotte (tidl.have 007)

Have 044:  Lisbet

Have 007:  Hanne

Have 002:  Thongkham og Jacob

Velkommen til alle sammen.

  1. 6.       Forebyggelse og bekæmpelse af rotter

Der har været 3 tilfælde af synlige rotter i haveforeningen i sommer/efterår 2017. Vi opfordrer til at alle tager del i forebyggelsen mod, at rotterne søger ud af kloaksystemet. Det kan blandt andet gøres ved ikke at fodre fugle, tømme huse og haver for affald og madvarer udenfor sæsonen og at sætte rottesikringer op, hvis man alligevel er i gang med forbedringer i husene.

  1. 7.       Næste mødedato

Bestyrelsens næste møde bliver d.12.03.2018. Hos Erland kl.18 på Marselis Boulevard.

  1. 8.       Evt.

Kirsten har taget kontakt til Smag på Aarhus? – de har nogle midler til nogle træer, som vi kan få. Vi har drøftet om det er en idé med nogle frugttræer oppe på flagpladsen – opgaven gives til det grønne udvalg.

Punkter til næste møde: Dato for sommerfesten – skal vi holde sommerfest Skt.Hans aften? -det er jo en lørdag. 

Bestyrelsesmøde i HF Søholm d.08.11.17 hos Erland i vinterresidensen
Tilstede: Erland, Carl Otto, Lene, Frans, Ingrid, Jane   

Afbud:Kirsten - Referent: Jane

 1. Vinterbeboelse
Vi minder om at sæsonen nu er slut og at ophold i haverne nu er tilladt mellem kl.07 til 21. Datoerne for sæsonen følger sommertid og vintertid - det er da nemt at huske.

2. Ulovlig​ ​udlejning/udlån​ ​af​ ​kolonihaver
 Bestyrelsen har haft en længere drøftelse om hvordan vi håndterer sager, hvor medlemmer af foreningen har valgt at udleje deres kolonihavehus. Udlejningen foregår både i og udenfor sæsonen. Både udlejning, udlån og byt af kolonihaver, er ikke tilladt ifølge vores vedtægter.

 3. Nyt​ ​fra​ ​bådelauget
Bestyrelsen har fået brev fra bådelauget. Forskellige placeringer har været drøftet. Men beslutningen er lige nu, at forhandle en plads henne ved “den lille havn”. Erland tager kontakt til John Loft der - uformelt- står i spidsen for lauget (Åby og Brabrand lystfiskerforening)

 4. Møde​ ​i​ ​haveforbundet​ ​d.09.11​ ​bl.a.​ ​med​ ​høringssvar
Der er møde i morgen på Scandic. Erland og Carl Otto deltager.

 5. Salg​ ​af​ ​haver
Have nummer 7, har købt have nummer 40.

6. Økonomi
Budgettet er gennemgået og det ser fint ud.

7. Vejanlæg​ ​i​ ​vinterperioden​ ​-​ ​trailer​ ​parkering
Én af vejene på vestsiden skal have ny belægning - derfor bjerget af stabilgrus ved skraldespandene. Der tænkes i en ny løsning for området ved trailerne, da der ofte bliver meget mudderet i ydersæsonen.

8. Skader​ ​på​ ​hæk​ ​og​ ​vejskilt
Skraldemanden kørte ind i en hæk og et skilt - forsikringen dækker udbedringen. Nyindretning af skralde-øerne kunne muligvis hjælpe til, at der ikke bliver parkeret udfor stikvejene. Derfor foreslår bestyrelsen, at der kommer små affaldspladser ved alle stikvejene. Vi undersøger hvilke og hvor mange affaldscontainere der bliver brug for, hvis denne løsning skal i brug.

9. Henvendelser​ ​fra​ ​medlemmer​ ​siden​ ​sidst
Vi har fået en henvendelse vedrørende størrelsen på træer i haverne. Så en venlig opfordring til at tage hensyn til dine naboer i forhold til skygge og udsigt.

 10. Næste​ ​mødedato
Vi mødes hos Erland d.07.02.2018 kl.18.

11. Eventuelt
Erland har tømt skuret for øl og vand inden vinter. Bent har fjernet legesagerne fra sandkassen - sandet er til fri afbenyttelse hvis der er nogen der er interesseret - der bliver fyldt nyt i til foråret. Husk at der er hestemøg til fri afbenyttelse på kompostpladsen.

Bestyrelsesmøde i HF Søholm d.11.09.2017 hos Erland.

Tilstede: Frants(89), Ingrid(19), Jane(3), Carl Otto(79), Erland(56), Lene(54) Referent: Jane

  1. Høring - Høringsmaterialet om en ny handleplan for kolonihaveområdet er klart. Bestyrelsen opfordrer til at den enkelte have i HF Søholm, tager stilling og melder ind til kommunen i henhold til beskrivelsen på deres hjemmeside (se linket som blev udsendt d.06.09.17) der er høringsfrist frem til d.22.10.17.

  2. Salg af huse - Det giver noget arbejde i Århus kredsen i forbindelse med salg af huse, hvis adkomsthaveren, der figurerer i Tingbogen, ikke er den samme som sælger.

  3. Huse til salg - Have 88 er solgt. Velkommen til Agnete og Claus. Vi har fået henvendelse fra skifteretten vedrørende have 2, den skal snart vurderes og kommer til salg senere på året. Salget af have 57 er fortsat under behandling.

  4. Henvendelser fra haver i foreningen - 103, løsning på vand, der trænger ind på grunden ved kraftig regn. Der arbejdes på et forslag, som vi eventuelt kan løse sammen på en grøn dag/arbejdsdag i 2018.

  5. Økonomi - Ingen uforudsete udgifter. Vi har i forbindelse med den nye affaldssorterings ordning, der træder i kraft i sæson 2018, bestilt et antal affaldsspande. Om det rækker til vores behov vil vise sig. Ellers justerer vi hen ad vejen.

  6. Høje træer på vestsiden - Godsejeren vil se på, om der skal tyndes lidt ud i de høje træer, der skygger i haverne langs med skoven.

  7. Det grønne areal - Fortsættelsen af arbejdet med tanker, idéer og visioner bliver vendt i bestyrelsen igen. Det tegnede forslag, der blev bragt til bords ved generalforsamlingen, er som sagt et udkast til, hvad vores fællesområde mellem haverne kan indeholde. Den gamle tegning, der blev efterlyst på mødet den dag, er desværre ikke dukket op. Bestyrelsen vil meget gerne høre om gode idéer til, hvad vores smukt beliggende fællesareal kan bruges til. Derfor opfordrer vi til, at dem der har tanker i retning af noget, eller helt konkrete idéer til noget, sender det til HF Søholm’s mail-boks. Det kan være i form af billeder, tegninger eller prosa. I skrivende stund har bestyrelsen snakket om at invitere til slags workshop i festteltet til næste år. Her kan vi sammen kvalificere et forslag, der kan fremstilles til Generalforsamlingen.

  8. Byggesager - Sæson 2017 lakker mod enden. Er der byggerier under planlægning, så meld det ind til bestyrelsen snarest muligt, så det kan ekspederes inden vinter.

  9. Dato for næste bestyrelsesmøde: d.15.11.17 kl.18 - hos Erland i vinterresidensen.

Referat af bestyrelsesmødet i HF Søholm d.17.07.17

 

Fremmødte: Carl Otto, Erland, Lene, Frans og Jane

Afbud: Ingrid og Kirsten

 

1. Henvendelser via mail: ​ er det en idé at lave noget organiseret nabohjælp

(indbrudsforebyggelse) gennem TrygFonden? Bestyrelsen tænker at det kan være

en god idé og opfordrer forslagsstillerne, at finde ud af hvad det kræver.

 

2. Møde vedrørende fællesarealet: ​ indkaldelse kommer til september.

 

3. Salg af haver: ​ Have nummer 88 har været på den interne venteliste uden salg. Den kommende weekend går den videre til den eksterne venteliste.

 

4. Vedligehold: ​ Vejen ved haverne 89-101, bliver rettet op med stabilgrus.

 

5. Henvendelse fra det grønne valg: ​ én af blomster-kummerne ved indkørslen er i stykker. Bestyrelsen giver det grønne udvalg mandat til at finde en god løsning

deroppe. Vedrørende beskæring af området ved vest-p-pladsen, så retter

bestyrelsen henvendelse til godsforvalteren. Nøddehegnet der trænger sig på, står

på hans grund. Forhåbentligt kan vi få lov til at beskære det, til næste års grønne

arbejdsdag.

 

6. Henvendelse vedr. folkeregisteradresse i haveforeningen:​ må man have fast

folkeregisteradresse i HF Søholm? Bestyrelsen vurderer at svaret ligger i Paragraf

3,
stykke 2 i foreningens vedtægter; ​ Medlemmet skal have fast og lovlig

folkeregisteranmeldt bopæl uden for haveforeningen i Aarhus kommune.

Adresseændring skal meddeles formand eller kasserer senest 2 uger efter at

ændringen er sket. Medlemmet er forpligtet til straks at opsige sit lejemål ved flytning

fra kommunen.

 

7. Petanque: ​ der er blevet konstrueret en kasse med hængelås (som den på

kompostpladsen) så behøver man ikke nøglen til skuret for at spille.

 

8. Næste møde:​ 13.09.17 kl.18 hos Erland

 

Punkter til næste møde:

Motorkøretøjer på havegangene og motoriserede haveredskaber.

Forberedelse af mødeindkaldelse til arbejdsgruppe omkring fællesarealerne.

Henvendelser via mail.

Salg af haver.